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Facility Manager: la figura che può far risparmiare milioni alle aziende

Una figura spesso ingiustamente sottovalutata, ma che potrebbe portare efficienza e benefici concreti a tutta l'azienda. 

È ancora un grande sconosciuto all'interno delle aziende italiane e il suo lavoro può portare a un notevole risparmio economico nel bilancio di un'azienda. Stiamo parlando del Facility Manager, una professione difficile da tradurre in italiano e che va ben oltre il lavoro tradizionalmente svolto dal responsabile dei servizi generali di un'azienda. Il Facility Manager non è la persona che si assicura solo che non manchi la carta della stampante o che il riscaldamento funzioni correttamente, è molto di più. Invece, si occupa di gestire le risorse immobiliari di un’azienda, definendo i tempi e le modalità della manutenzione delle strutture, coordinando il personale preposto ai servizi e avendo sempre ben presenti i budget a disposizione.

Il suo lavoro è fondamentale all'interno di un'azienda poiché, a livello di attività, il facility management è una delle voci di spesa più importanti all'interno di un'azienda. È un'attività che comprende tutto ciò che ruota attorno alle strutture aziendali, dalla ricerca dell'immobile o degli uffici all'ottimizzazione della loro gestione e di tutti i servizi ad essi associati. Il Faciliy Manager si occupa, per esempio, di coordinare i progetti di costruzione, ristrutturazione o trasferimento di un'azienda, così come la contrattazione di tutti i prodotti e servizi relativi al corretto funzionamento delle infrastrutture, la conservazione e la manutenzione degli impianti, il coordinamento e la supervisione dei servizi di pulizia, ristorazione e sicurezza, e tanto altro ancora. Oltre a tutto questo, ha il compito di rendere gli spazi di lavoro confortevoli ed efficienti, il che a lungo andare si traduce in una maggiore produttività dei dipendenti e in un conseguente vantaggio anche economico.

Secondo i dati dell’IFMA (International Facility Management Association), il facility management rappresenta fino al 30% delle spese di un’azienda, includendo l’affitto degli uffici, l’elettricità, le riparazioni dell’impianto di condizionamento, il consumo di carta, i servizi di pulizia e così via. Tutti questi servizi sono legati al corretto funzionamento, conservazione e manutenzione delle strutture in cui si trova un’azienda. Sempre secondo l’IFMA, il know-how di un buon Facility Manager può ridurre le spese tra il 20% e il 30%, generando un risparmio complessivo sul bilancio aziendale che va dal 6% al 9%. Ad esempio, se immaginiamo un'azienda di beni di consumo, con 4 sedi sparse in Italia e all’incirca 250 dipendenti, il costo annuale ipotetico del facility management potrebbe aggirarsi tra i 3 e i 3,5 milioni di euro. Applicando adeguate politiche di facility management, potrebbe ottenere un risparmio a medio termine - in uno/tre anni - tra il 20% e il 30%, cioè tra 600.000 e un milione di euro all'anno. Per far sì che il lavoro del facility manager sia ottimizzato e porti maggiori risparmi, una piattaforma gestionale come un IWMS potrebbe sicuramente essere d’aiuto.

Per quanto sia una disciplina abbastanza recente e ancora poco sviluppata nel nostro paese, si stima che il facility management muove in Italia circa 70 miliardi di euro, secondo l’analisi "Galassia dei Servizi" realizzata dalla Fondazione Scuola Nazionale Servizi. Si stima anche che, se gestito correttamente, si potrebbe ottenere un risparmio annuale del circa 25%, ovvero circa 17,5 miliardi di euro, di cui il 45% corrisponderebbe al settore pubblico e il restante 55% al settore privato.
Nonostante l'importanza di questa figura all'interno di un'azienda -IFMA raccomanda la sua presenza nelle aziende con almeno 100 dipendenti-, la verità è che in Italia è una figura molto sconosciuta. Il facility management in Italia non è neanche lontanamente sviluppato come in altri paesi come gli Stati Uniti, il Regno Unito, i Paesi Bassi e la Germania. Secondo l'Istat, ci sono quasi 4.000 aziende in Italia con più di 250 dipendenti. Se l'azienda è molto grande, di solito due o tre persone svolgono questo compito, quindi, conservativamente parlando, queste 4.000 aziende avrebbero bisogno di circa tre persone ciascuna per gestire tutti i servizi. 

Grazie all’evoluzione del mercato del lavoro, spinta nell'ultimo anno anche dalla pandemia, si è evoluta anche la figura professionale del Facility Manager, tanto che oggi il ruolo diventa parte attiva di una nuova cultura della collaborazione, della sostenibilità ambientale, della condivisione di informazioni e delle iniziative di innovazione e ha un coinvolgimento diretto e strategico sul business. Nel corso degli anni è un ruolo che ha acquisito sempre più importanza all'interno delle aziende, ma sicuramente c'è ancora della strada da fare per arrivare alla sua giusta valorizzazione.

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