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Digitalizzazione e sostenibilità per un rientro sicuro in ufficio

Con il miglioramento dei dati sulla pandemia e i progressi sulla vaccinazione, continua il graduale rientro in ufficio durante l'estate, ma cosa possiamo fare per assicurarci che sia il più sicuro possibile? Questa è la domanda del momento che ci stiamo facendo tutti.
Sembra chiaro che un modello di lavoro ibrido (un mix di smart working e lavoro in ufficio) sarà l'alternativa più popolare, quindi c'è un chiaro bisogno di assicurarsi che gli uffici siano un'opzione sana e sicura per tutti coloro che li usano. Per garantire un posto di lavoro sano bisogna prendere in considerazione tre fattori chiave:

1. Il monitoraggio della qualità dell'aria interna

Se c'è una cosa di cui siamo tutti consapevoli, è che il Covid-19 ha messo in agenda la necessità di una qualità dell'aria interna ottimale. I dipendenti vogliono sentirsi sicuri in edifici sani e si aspettano che i loro datori di lavoro prendano misure per assicurare che la qualità dell'aria sia adeguata.
Diversi studi hanno dimostrato il legame tra la cattiva qualità dell'aria interna e la trasmissione di virus trasmessi per via aerea, come il Covid-19, così come la durata della loro sopravvivenza in essa. Questo è chiaramente un problema che non può più essere ignorato.
In generale, una scarsa qualità dell'aria interna e una ventilazione insufficiente possono portare a mal di testa, sonnolenza e perdita di concentrazione. Alti livelli di CO2 possono anche compromettere la produttività dei dipendenti e le funzioni cognitive. Studi scientifici suggeriscono che a livelli di CO2 superiori a 2.000 PPM, alcune capacità cognitive calano di oltre il 60%, oltre a generare insalubrità e disagio agli occupanti.
Spesso l'attenzione è rivolta solo alla temperatura e all'umidità, che possono proteggere la produttività e la salute a breve termine dei dipendenti, ma la qualità dell'aria interna è molto più di questo: comprende anche CO2, PM2.5 e composti organici volatili che invece influiscono sulla loro salute a lungo termine. Ad esempio, l'esposizione prolungata al PM2.5 al di sopra dei 10 microgrammi raccomandati dall'OMS accorcia l'aspettativa di vita di un anno per ogni 10 microgrammi aggiuntivi.

Un altro elemento fondamentale è la comunicazione con dipendenti, clienti e fornitori in tempo reale. È sempre più comune vedere nelle aziende schermi in cui la qualità dell'aria è condivisa negli uffici o incorporata nell'applicazione per uso interno, così da far sentire il dipendente più sicuro, mentre l'azienda sviluppa chiaramente il proprio obiettivo sostenibile.
Inoltre, il controllo in tempo reale permette non solo la comunicazione con gli occupanti ma anche di apportare correzioni ai dati, migliorando così la sicurezza. In questo senso, una piattaforma per la gestione degli edifici permette al gestore dell'edificio di "controllare" le prestazioni dell'edificio stesso, mostrando quali sono i valori, quali dovrebbero essere e qual è l'impatto sui dipendenti.

2. Controllo dell'occupazione degli spazi in tempo reale

Se il nuovo modello di lavoro è ibrido, perché pagare per uno spazio che non ci servirà? Con il controllo in tempo reale della capacità dell'edificio e un sistema di avvisi automatici, il passaggio all'hot desking -più lavoratori utilizzano un’unica postazione in tempi diversi- è molto semplice e anche sicuro. Il monitoraggio della capienza è il modo migliore per assicurarsi che i dipendenti abbiano lo spazio necessario per mantenere un livello adeguato di sicurezza. Con l'accesso a dati accurati, è più facile capire, monitorare e gestire l'uso dello spazio di lavoro.
Al fine di prendere decisioni per ottimizzare il fabbisogno di spazio, che sarà senza dubbio inferiore a quello attuale, è obbligatorio avere dei dati: quanti dipendenti sono su ogni piano o in determinate aree, se le postazioni di lavoro sono occupate o libere, sempre in modo anonimo, naturalmente. Questi dati possono aiutarci a limitare il numero di persone ammesse in un certo spazio, e anche a reindirizzarle in aree meno congestionate.
Ovviamente, il ritorno a lavoro può anche essere fatto in "stile XX secolo", cioè definendo una percentuale di dipendenti per reparto e assegnando dei turni. Però così saremmo in grado di organizzare il lavoro ma non saremmo in grado di ottimizzare economicamente l'uso dello spazio, perché per questo, i dati in tempo reale sono essenziali.
L'esperienza ci dice che è possibile un'efficienza minima del 30%. In altre parole, per ogni tre piani o edifici che l'azienda occupa, può venderne o smettere di affittarne uno. Quindi, possiamo affermare che i costi di implementazione di queste tecnologie sono minimi se paragonati al ritorno che rappresentano.

3. Pulizia intelligente

Come per la qualità dell'aria, la pandemia di Covid-19 ha portato a una revisione più rigida degli standard di igiene e pulizia degli uffici.
Al giorno d'oggi, mantenere un ufficio pulito è molto più che passare l'aspirapolvere per rimuovere la polvere o raccogliere le tazze di caffè. C'è bisogno di una pulizia più proattiva per ridurre il rischio di trasmissione del virus. Con l'installazione di sensori e l’implementazione di un gestionale valido è facile tenere traccia di quanto spesso si pulisce e, grazie alle notifiche, farlo solo quando è necessario.
Questo permette di creare un programma di pulizia più flessibile, reattivo ed efficiente. Quando l'obiettivo finale è quello di rendere gli uffici più sicuri, quello che conta non è sovra-pulire, ma pulire in modo più intelligente.

Oggi, il fattore principale per evolvere non è tanto il costo, ma la volontà di rimanere al passo coi tempi e adottare la tecnologia del XXI secolo: dall'integrazione di sistemi flessibili per il ritorno al lavoro, il controllo in tempo reale dell’occupazione degli edifici, al risparmio dei costi di manutenzione e alla semplificazione della gestione operativa di portafogli immobiliari complessi. Chiaramente una spinta verso la trasformazione digitale sarà l'aspetto che fa la differenza tra le aziende nel mercato odierno e futuro.

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